O fechamento do mês é um passo importante para a saúde contábil da empresa e ocorre no começo do cálculo mensal em relação aos dados do período anterior. Notas Fiscais, comprovantes de pagamento e outras documentações são organizadas neste período para deixar a companhia em dia com o Fisco.

O processo é computado no Balanço Patrimonial e na DRE (Demonstração de Resultados do Exercício). Quando surge alguma divergência ou erro, os contadores interrompem as atividades para conferir com o financeiro o que aconteceu e finalizar o processo, fazendo a conciliação contábil.

E quando surgem as notas depois depois do fechamento? O que fazer? Será que isso atrapalha os processos de contabilidade? Terei que gastar mais com as Notas Fiscais?
Vamos responder algumas questões que surgem deste problema.

Cancelamento e multa

Com o avanço da internet, as Notas Fiscais eletrônicas (NFes) podem ser canceladas com facilidade no site da prefeitura local. O problema ocorre se você estourar o tempo máximo de 24 horas de cancelamento do documento.

O percentual da multa costuma ser de 1,5% sobre o valor total da operação. A mesma também se aplica aos prazos. Os pedidos de cancelamento podem ser recebidos pela Sefaz em até 480 horas após a Autorização de Uso em São Paulo, mas com a aplicação de penalidades.

Em determinados estados brasileiros, não é permitido o cancelamento de nota fiscal eletrônica após o prazo de 24 horas. A opção para quem demorou a identificar o erro é anular os efeitos do documento. Trata-se de uma ação indicada para quando a mercadoria já está em circulação.

O sistema emissor para modificar a NFe com erro não deve ser utilizado se o prazo expirou e a mercadoria estiver circulando. A anulação dependerá da emissão de uma nota de devolução pelo destinatário ou de uma nota fiscal de entrada lançada por você. Na prática, nos dois casos, o Fisco é comunicado que o produto em questão voltou para a sua empresa.

Problemas na escrituração

A escrituração é um processo em que todas as ações que acontecem numa organização são registradas metódica e sistematicamente, incluindo o fechamento do mês. Notas Fiscais inconsistentes que ainda não foram canceladas podem causar problemas na consistência deste processo.

Por isso, correções deverão ser realizadas para o fechamento do mês seguinte, o que pode causar problemas nas declarações ao Fisco, bem como o aumento dos custos operacionais da sua empresa com o pagamento de multas.

É uma bagunça que sai cara para o prestador de serviço e para o cliente que não tem as informações claramente declaradas ao governo.

Fonte: Arquivei